Firmy z sektorów telekomunikacyjnego, energetycznego, wodno-kanalizacyjnego i innych, operujące w strefie pasa drogowego, są zobowiązane do systematycznego odnawiania zgód na ich wykorzystanie. Aby podnieść efektywność tego procesu, warto sięgnąć po nowoczesne narzędzia wspomagane sztuczną inteligencją. Wdrożenie odpowiednich rozwiązań może nie tylko usprawnić pozyskiwanie decyzji, ale również pomóc lepiej nimi zarządzać. Przyczynia się to do efektywniejszego prowadzenia inwestycji i optymalizacji kosztów.
Jakie problemy rodzi proces pozyskania zgody na zajęcie pasa drogowego?
Proces pozyskania zgody na zajęcie pasa drogowego bez wsparcia odpowiednich narzędzi wiąże się z szeregiem trudności. Wynikają one z konieczności gromadzenia i przetwarzania dużej liczby dokumentów i danych:
Czasochłonne przepisywanie danych do systemów wewnętrznych firmy
Wprowadzanie danych, zwykle ręcznie, z wniosków i decyzji do systemów firmy jest żmudne i czasochłonne, dlatego łatwo o popełnienie błędów. Jedna osoba może przepisać informacje do systemu na wiele sposobów, dlatego trudno utrzymać spójność i jednolity format danych, a to z kolei generuje kolejne problemy z:
- szybkim znajdywaniem decyzji z bliskim terminem końcowym, które wymagają ponownego zawnioskowania,
- generowaniem nowego wniosku na podstawie takich historycznych danych,
- poprawnym przygotowaniem raportów z otrzymanych decyzji, które mogą zawierać informacje dotyczące kosztów, powierzchni czy terminów.
Czasochłonne przygotowanie i rejestracja wniosku o wydanie decyzji
W proces składania wniosku o zajęcie pasa drogowego zaangażowanych jest wiele osób i działów, co wydłuża czas przygotowania takiego wniosku. Czasochłonna jest też rejestracja danych z wydanej decyzji wykonywana ręcznie, zwykle przez kilka działów w firmie.
Nadmierne koszty za użytkowanie terenu
Pozwolenie na zajęcie pasa drogowego wiąże się z koniecznością uiszczania opłat. Problemem jest tu brak łatwego dostępu do przejrzystych informacji o obszarach, dla których zostały wydane wnioski, a także brak możliwości porównania wielkości wnioskowanych obszarów z faktycznie zajmowaną powierzchnią działek. Te braki mogą prowadzić do nadmiernych kosztów ponoszonych przez firmy za powierzchnię, która realnie nie jest wykorzystywana.
Utrudnione wznawianie decyzji
Decyzje o zajęciu pasa drogowego muszą być regularnie odnawiane na kolejne lata. Potrzebny jest tu komplet dokumentacji, w tym wcześniejsze wnioski wraz z mapami. Odnalezienie takich dokumentów w archiwum po upływie kilku lat może być skomplikowane i czasochłonne.
Sprawne zarządzanie decyzjami o zajęcie pasa drogowego z iDokiem
Kluczowym elementem dla sprawnego zarządzania decyzjami (wnioskowanie, odnawianie decyzji), jest szybki i łatwy dostęp do pełnej i aktualnej informacji oraz dokumentacji o planowanych lub zrealizowanych inwestycjach w pasie drogowym. To właśnie umożliwia rozwiązanie iDoc, rewolucjonizując sposób zarządzania informacjami i decyzjami o zajętości pasa drogowego.
Jak działa rozwiązanie iDoc?
Rozwiązanie iDoc kategoryzuje dokumenty dotyczące decyzji o zajęciu pasa drogowego, w tym m.in. wnioski oraz decyzje wydawane przez miasto, ZDM czy innych zarządców dróg, a także załączniki mapowe do wniosków.
Następnie, iDoc rozpoznaje zawarte w każdym z nich dane, m.in. numery działek, powierzchnie działek, numery decyzji, datę wydania, daty obowiązywania umowy, wartość opłaty rocznej czy termin zapłaty. Rozwiązanie automatycznie zasila bazę danych firmy rozpoznanymi danymi.
W całym procesie wykorzystywane są algorytmy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego (AI/ML).
Zakres odczytywanych informacji można rozszerzać o kolejne kategorie dokumentów i inne typy danych – zgodnie z indywidualnymi wymaganiami branży czy przedsiębiorstwa.
Jakie korzyści niesie zastosowanie rozwiązania iDoc w zarządzaniu zajętością pasa drogowego?
iDoc, z pomocą mechanizmów AI/ML, automatyzuje pozyskiwanie danych dotyczących decyzji o zajęcie pasa drogowego do systemów wewnętrznych firmy. Dzięki temu daje szybki i łatwy dostęp do informacji na temat działek, których dotyczą wnioski, a także szczegółów decyzji.
iDoc:
Przekonaj się, czy iDoc sprawdzi się w Twojej organizacji
Zainteresował Cię ten artykuł? Szukasz rozwiązania, które pomoże Ci zarządzać dokumentacją związaną z zajęciem pasa drogowego? Skontaktuj się z nami! Chętnie porozmawiamy o Twoich potrzebach.
