Skip to main content

Cyfryzacja dokumentacji technicznej – sprawniejsze procesy biznesowe i krok do pełnej digitalizacji modelu sieci

By 21 września, 202214 października, 2022Energetyka, Sztuczna Inteligencja, Telekomunikacja
Cyfryzacja dokumentacji technicznej - sprawniejsze procesy biznesowe i krok do pełnej digitalizacji modelu sieci

Każda inwestycja prowadzona na sieci energetycznej, wodnej, telekomunikacyjnej czy innych mediów wiąże się z powstaniem dokumentacji powykonawczej. Dokumentacja ta zawiera podstawowe informacje, m.in. o lokalizacji inwestycji, jej rodzaju, dacie rozpoczęcia i zakończenia, opis wybudowanych obiektów, ale także wiele innych istotnych danych.

Kiedy w procesie wydawania warunków przyłączenia, planowania modernizacji czy w innych chcemy zasięgnąć informacji o naszej sieci, powykonawcza dokumentacja techniczna jest doskonałym źródłem wiedzy – wystarczy do niej zajrzeć i od razu możemy zacząć działać…

…w teorii.

W praktyce, to właśnie ten pierwszy krok, czyli pozyskanie aktualnych informacji, może być najtrudniejszy. Dużo zależy od tego, jak łatwo dostępna jest dokumentacja techniczna i czy można swobodnie wyszukiwać zawarte w niej informacje. Kluczowe znaczenie ma tu sposób, w jaki archiwizujemy dokumenty.

Mamy to na papierze – czyli dokumentacja w wersji papierowej

Rzeczywistością wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza działających na rynku od wielu lat, jest dokumentacja techniczna w formie papierowej. Tak jest w przypadku wielu przedsiębiorstw z sektorów takich jak telekomunikacja, energetyka czy ciepłownictwo, które posiadają przepastne archiwa dokumentów; składowane w niezliczonych teczkach tysiące stron, których ilość można mierzyć w setkach metrów.

Nawet jeśli założymy sytuację idealną: dokładnie zarchiwizowane, skatalogowane i oznaczone dokumenty, które zawsze wracają na swoje miejsce, to dotarcie do odpowiedniej teczki, a wreszcie do odpowiedniego dokumentu, może być czasochłonne i skomplikowane.

Jeśli z dokumentów korzysta więcej osób, nietrudno o zagubienie czy zniszczenie któregoś z nich. Dokumentacja w niektórych firmach sięga lat 70-tych XX wieku, a przy tak dużych archiwach, wystarczy nieopatrzne odłożenie teczki w nieodpowiednie miejsce i dokument jest praktycznie niemożliwy do odnalezienia. Trudno też szybko stwierdzić, jakimi dokumentami dysponujemy i czy czegoś brakuje.

papierowa dokumentacja

Pojedyncze fizyczne kopie utrudniają korzystanie z dokumentów i wymagają osobistego pofatygowania się do repozytorium. Cały ten proces jest czasochłonny, w dodatku sprawdzenie każdej dodatkowej rzeczy wymaga ponownej wizyty w archiwum.

Biorąc pod uwagę, ile zachodu trzeba, aby zdobyć potrzebne informacje, w praktyce zdarza się, że w ogóle nie podejmujemy próby dotarcia do poszukiwanych informacji. W takiej sytuacji wartość danych zawartych w dokumentach jest czysto teoretyczna. To jak zebranie informacji bez możliwości ich odczytania albo przeprowadzenie ankiety, ale nieprzeanalizowanie wyników.

Skany, czyli repozytorium cyfrowe dla początkujących

Już proste zeskanowanie dokumentów i umieszczenie plików na współdzielonym dysku zwiększa dostępność danych. Każdy może do nich dotrzeć za pośrednictwem sieci bez potrzeby wizyty w archiwum. Odchodzi ograniczenie czasu dostępu i liczby osób, które mogą jednocześnie korzystać z dokumentów.

Nie trzeba ich też powielać, a więc ograniczamy dodatkowe koszty kopiowania i zużycie papieru. Ryzyko zniszczenia jedynej istniejącej kopii również jest minimalne. Nawet jeśli zdarzy się zalanie albo pożar, nie oznacza to utraty gromadzonej latami dokumentacji papierowej, niemożliwej do odzyskania.

Jednym z problemów przy tego typu archiwizacji jest odpowiednie zabezpieczenie danych wrażliwych, które są przechowywane w sieci wewnętrznej. Dlatego niezwykle ważne jest odpowiednie ułożenie katalogów i plików oraz skonfigurowanie poziomów dostępu dla ról, osób, działów itp.

Manualna cyfryzacja, czyli skanowanie i kategoryzacja setek stron dokumentów, jest też procesem czasochłonnym, a przez to kosztownym. Zamiast więc przeznaczać cenny czas pracy na tworzenie ręcznie cyfrowego archiwum, w firmie może zapaść decyzja o zeskanowaniu tylko wybranej części dokumentacji. W efekcie pracownicy będą mieli szeroki dostęp jedynie do wycinka informacji –wybranego arbitralnie.

Skanowanie dokumentów

Idziemy o krok dalej – LocDoc, czyli przestrzenna baza danych dokumentacji stworzona z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Specjalnie z myślą o niej powstało rozwiązanie LocDoc, które wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) i odpowiednie algorytmy do automatycznego analizowania, kategoryzowania i układania informacji zawartych w zeskanowanych dokumentach.

Czy mamy jeszcze inne opcje niż papier i proste repozytorium plików pdf? W firmach w powszechnym użyciu są systemy DMS (ang. Data Management Systems) do zarządzania procesem obiegu dokumentów. Dają dostęp do informacji w zeskanowanych plikach, ale zakres obsługiwanych przez nie dokumentów jest bardzo ograniczony – przede wszystkim do faktur i niektórych rodzajów umów. Nie sprawdzą się więc w każdym przypadku – na przykład dokumentacji technicznej sieci.

Dzięki algorytmom AI możemy szybko stworzyć pełne cyfrowe archiwum dokumentacji technicznej, która, jeśli tylko sobie tego zażyczymy, o każdej porze będzie dostępna dla każdego zainteresowanego: pracownika firmy, podwykonawcy lub zwykłego obywatela, odbiorcy prądu czy gazu, poszukującego informacji o warunkach umowy, szczegółach technicznych przyłączenia itp.

Jak działa LocDoc?

Ponieważ LocDoc wykorzystuje informację o lokalizacji, tworzy przestrzenną bazę danych dokumentacji – tzn. taką, w której dokumenty są przypisane do współrzędnych geograficznych / adresu inwestycji i są dostępne z poziomu mapy. Analizując informacje w dokumentacji, LocDoc grupuje je według trzech głównych kategorii:

Rodzaj dokumentu

Model AI „zaszyty” w aplikacji LocDoc czyta treść zeskanowanego pliku dokumentacji powykonawczej dokumentu i samodzielnie określa jego kategorię. Rozpoznaje m.in takie dokumenty techniczne jak: warunki przyłączenia, mapy, schematy wewnętrzne, szkice polowe, tabele współrzędnych, decyzje, protokoły, strony tytułowe, akty notarialne czy umowy.

Jeśli istnieje inny typ dokumentu, jakiego LocDoc jeszcze nie potrafi rozpoznać, nic nie stoi na przeszkodzie, aby odpowiednio douczyć model AI. Musimy jedynie dysponować odpowiednią liczbą dokumentów danego rodzaju.

Data inwestycji

Data powstania lub wydania dokumentu należy do kluczowych informacji. Ale jak ją wydobyć z treści, skoro oprócz właściwej daty sporządzenia dokumentu, pojawia się w nim wiele innych dat, jak np. data przyjęcia, data uzyskania decyzji czy data otrzymania uprawnień?

Algorytm sztucznej inteligencji radzi sobie z tym zagadnieniem z wysoką skutecznością, a udział człowieka ogranicza się do weryfikacji i akceptacji przypadków wątpliwych.

LocDoc rozpoznaje, która z dat odnosi się do rozpoczęcia i zakończenia inwestycji. Co więcej, jest w stanie określić jak długo dana inwestycja trwała i czy się zakończyła.

Lokalizacja inwestycji

Lokalizacja inwestycji może być określana w dwojaki sposób: według adresu pocztowego lub numeru działki i obrębu. Gdy aplikacja rozpozna lokalizację działki (odnajdując ją wśród innych adresów i lokalizacji, które zwykle widnieją w dokumentach, np. adresów wykonawcy czy nadzorcy budowlanego), przypisuje ją do odpowiedniego dokumentu.

LocDoc potrafi też zamienić te informacje na współrzędne geograficzne i wyświetlić lokalizację inwestycji na mapie w postaci punktu lub obszaru.

Jak wydajny jest LocDoc w stosunku do ręcznego przetwarzania danych?

Średni czas przeprowadzenia opisanego procesu sczytywania i kategoryzacji informacji dla jednej strony manualnie to około 50 sekund, do tego po przeczytaniu człowiek musi dokument dodatkowo skatalogować – czy to w wersji fizycznej czy cyfrowej.

Ten sam proces przeprowadzony automatycznie przez LocDoc zajmuje średnio 5 sekund, łącznie z katalogowaniem – aplikacja automatycznie buduje też bazę danych. Oznacza to, że kategoryzacja automatyczna jest około 10 razy szybsza niż kategoryzacja przeprowadzona przez człowieka.

Ponieważ w przeciwieństwie do ludzi maszyny się nie męczą, sczytywanie i kategoryzacja są prowadzone z podobną wydajnością i dokładnością sięgającą 95%, bez względu na to, ile czasu proces już trwa. Człowiek jest natomiast niezbędny do weryfikacji poprawności danych i wprowadzania ewentualnych korekt.

Kategoryzacja – człowiek vs LocDoc

50

kategoryzacja manualna

5

kategoryzacja automatyczna

10

szybszy LocDoc

95

dokładność LocDoca

Jak działa LocDoc

LocDoc kategoryzuje dokumenty nawet 10 razy szybciej niż człowiek

Podsumowując, dzięki LocDoc zyskujemy szybki dostęp do aktualnych i rzetelnych informacji o inwestycji. Dokumenty możemy łatwo wyszukać po dacie lub lokalizacji. Możemy je też odnaleźć z poziomu mapy – klikając w miejscu, gdzie widoczna jest ikonka teczki z dokumentami.

Można także podejrzeć znaleziony dokument i wysłać do niego link innej osobie, której jest potrzebny – czy to w biurze, czy w terenie. To zdecydowanie szybszy sposób niż szukanie odpowiedniego dokumentu w szafkach, odkładanie ich na właściwe miejsce. W przypadku dokumentów w wersji cyfrowej nie ma problemu z ich dostępnością dla wszystkich uprawnionych osób, nie ma także ryzyka zgubienia czy zniszczenia treści.

Taki sposób przechowywania danych jest dużo bardziej bezpieczny, dodatkowo LocDoc spełnia najnowsze wymogi bezpieczeństwa przechowywania danych oraz standardy OWASP (Standard Weryfikacji Bezpieczeństwa Aplikacji).

Podoba Ci się ten artykuł? Chcesz dostawać świeże newsy prosto na Twoją skrzynkę?

Dołącz do newslettera Globemy
i bądź zawsze na bieżąco!

Chcę dostawać newsletter 🚀
Dołącz do newslettera Globemy

Jak wykorzystanie cyfrowej bazy danych dokumentów usprawnia pracę?

Jest wiele sytuacji, w których swobodny dostęp do aktualnych informacji o sieci bezpośrednio lub pośrednio ułatwia pracę. Opiszmy tu dwa przykłady: planowanie modernizacji i nowych inwestycji oraz utrzymanie sieci.

Planowanie modernizacji i nowych inwestycji

Szybki wgląd w dokumentację o sieci i pełny jej obraz w jednym miejscu są niezastąpione przy planowaniu inwestycji, modernizacji lub remontów. Łatwy dostęp do informacji o aktualnym przebiegu sieci i jej parametrach jest równie ważny przy planowaniu i projektowaniu nowej sieci – aby móc odpowiednio wytyczyć przyłączenie nowej do tej już istniejącej.

Dokumentacja przedstawiona na mapie daje też szybki pogląd na to, dla których działek zostały już wydane warunki przyłączenia do sieci, a dla których ten proces trzeba jeszcze przeprowadzić (co wydłuża cały proces inwestycji).

Ważny jest też moment po zakończeniu inwestycji – gdy wszystkie zebrane w dokumentacji technicznej informacje o nowych urządzeniach sieciowych są przenoszone (przepisywane przez ludzi) do własnych baz danych, plików czy aplikacji. Odnalezienie odpowiedniej mapy zawierającej dane geometryczne o nowej części sieci czy protokołu zawierającego dane opisowe o zamontowanych urządzeniach jest o wiele łatwiejsze i szybsze w bazie LocDoc, niż w szafie z teczkami z dokumentacją lub na udziale sieciowym.

Utrzymanie sieci

Zdigitalizowane dokumenty dają nam szybki dostęp do informacji o wszelkich pracach wykonanych na sieci: kiedy zostały przeprowadzone, kto był za nie odpowiedzialny. Zyskujemy także bardziej podstawowe, a jednak ważne informacje o tym, jak przebiega sieć, gdzie znajdują się jej poszczególne elementy, jakiego typu urządzenie znajduje się w danym miejscu, o jakich danych i parametrach technicznych.

Jeśli takie urządzenie ulegnie awarii, od razu wiemy, co trzeba wziąć ze sobą na wymianę. Mając tego typu informacje, łatwo zaplanujemy też konieczne przeglądy i prace serwisowe.

Korzyści z cyfryzacji dokumentacji technicznej

Szybki i sprawny dostęp do informacji o sieci dla wielu osób jednocześnie i w dowolnym momencie ułatwia i przyspiesza wiele czynności (a więc i procesów w firmie), które normalnie trwałyby o wiele dłużej właśnie ze względu na ograniczony dostęp do dokumentów.

Wiele osób może korzystać z tych samych zasobów jednocześnie: osoby pracujące zdalnie, np. ze względu na kwarantannę, podczas spotkań u klienta czy po prostu zwykłych wewnętrznych spotkań firmowych.

Jest to duże ułatwienie dla całej rzeszy osób, których praca związana jest z siecią – zarówno zespołów technicznych dbających o jej obsługę i utrzymanie jak i tych, które zajmują się planowaniem nowych inwestycji, aż po pracowników działów obsługi klienta.

Łatwiejszy dostęp do danych to możliwość obsługi większej liczby zadań w krótszym czasie, a co za tym idzie – więcej zadowolonych klientów i większe zyski (lub mniejsze koszty).

Cyfrowe archiwum może być krokiem w stronę zbudowania cyfrowego modelu majątku sieciowego oraz wdrożenia systemu paszportyzacji, który daje pełny obraz sieci, jej elementów oraz procesów zachodzących w czasie rzeczywistym.

LocDoc to ważny krok na drodze do pełnej cyfryzacji danych o sieci w systemach ewidencji/paszportyzacji sieci. Zapewnia sprawną nawigację po dokumentach (nawet tych historycznych), co pozwala na:

  • prześledzenie historii budowania obiektu
  • określenie najbardziej aktualnych atrybutów
  • powiązania obiektów sieciowych między sobą
Plan utrzymania sieci LocDoc

Ze względu na koszty, nawet w firmach, w których wdrożony jest system zarządzania majątkiem, nie wszystkie informacje z dokumentacji są przeniesione do modelu cyfrowego. Wtedy istnieje konieczność sięgania do pełnej dokumentacji, czyli szukania w archiwach papierowych starszych opracowań czy teczek z inwestycji.

Integracja systemu paszportyzacji z LocDociem zapobiega takim scenariuszom, gdyż każdy dokument wraz z podglądem w swoją treść jest dostępny po dwóch kliknięciach.

iDoc – dane w archiwum cyfrowym nawet 10 razy szybciej

Rozwinięciem usługi LocDoc w stronę automatycznego sczytywania szerokiej gamy danych z dokumentów jest iDoc. Przykładowo, za pomocą iDoca jesteśmy w stanie automatycznie odczytać i wprowadzić do bazy wiele danych o obiektach zawartych na mapach powykonawczych, schematach wewnętrznych obiektów, protokołach końcowych, tabelach i z innych typów dokumentów, a które normalnie są wprowadzane do bazy danych firmy ręcznie.

Dzięki iDocowi dane trafiają do systemu nawet 10 razy szybciej i są wyższej jakości, a osoba wprowadzająca dane zajmuje się tylko ich końcową weryfikacją i akceptacją. Więcej o iDocu i wykorzystaniu go do sczytywania danych z umów przeczytasz w artykule „Jak usprawnić pozyskiwanie informacji z dokumentów oraz tworzenie archiwum dokumentacji dzięki sztucznej inteligencji”.

Usługa iDoc może zostać dopasowana do wymogów i charakteru wielu branż, a także konkretnych przedsiębiorstw. Jedną z nich jest na przykład branża energetyczna.

W projekcie, przy którym współpracowaliśmy ze STOEN, wykorzystaliśmy modele AI do odczytania informacji z dokumentacji i pogrupowania ich według rodzajów obiektów sieci energetycznej. Przykładowo dla każdej stacji energetycznej znajdowano jej unikalną nazwę, rodzaj, poziom napięcia i inne uzgodnione atrybuty.

cyfryzacja dokumentacji powykonawczej

Już wkrótce pojawi się na ten temat więcej informacji. Zachęcamy Cie do zaobserwowania nas na LinkedIn, abyś mógł/mogła być na bieżąco!

Chcesz porozmawiać o digitalizacji dokumentów w Twojej firmie?

Skontaktuj się z nami i umów się na bezpłatną konsultację. Nasi eksperci chętnie podzielą się doświadczeniem i doradzą, które rozwiązanie sprawdzi się w Twoim biznesie.