Nowe zastosowanie FME na potrzeby billingowania

By Sierpień 5, 2019 FME
fme_billingowanie

Twoja firma się rozwija? To świetnie! Rosnące grono klientów to ogromna satysfakcja i dowód wysokiej jakości Twoich usług i produktów. Oznacza to także więcej comiesięcznej, rutynowej pracy związanej z dokumentacją, oraz rosnącą liczbę pracowników zaangażowanych w cały cykl obsługi klienta. Dotyczy to między innymi działu sprzedaży i księgowości – rozliczanie faktur dla odbiorców usług to temat, który co miesiąc spędza sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy. Jak uprościć i skrócić ten proces?

Nasz zespół doświadczonych analityków stworzył nowe rozwiązanie, oparte na platformie integracji danych – FME. To narzędzie, które pozwala na swobodne łączenie i przetwarzanie danych z wielu źródeł. Jak jego wykorzystanie w procesie fakturowania wygląda w praktyce?

Aby sprawdzić możliwości FME w automatyzacji powtarzalnych zadań i przygotowania danych, wybraliśmy jeden z naszych zespołów w Globemie. Obsługuje on aktualnie ponad 120 klientów, a co miesiąc przybywa średnio 5-7 nowych. Większość rozlicza się w trybie miesięcznym oraz otrzymuje raporty dotyczące zużycia usług. Każda z faktur może zawierać różne opłaty administracyjne i warunki płatności. Część przetwarzana jest w naszych oddziałach w Czechach i Rumunii.

fakturowanie_fme

Wykorzystując moc obliczeniową FME Server, zmieniliśmy podejście do wystawiania faktur naszym klientom. Od tego momentu proces, który wymagał zaangażowania i współdziałania działów sprzedaży oraz działu finansowego, został zautomatyzowany aż w 80%.

Jak wcześniej wyglądało fakturowanie w naszym dziale?

Czas trwania: 5-6 dni roboczych
Poniższe kroki realizowane były na podstawie zbiorczego raportu o wykorzystaniu poszczególnych usług przez klientów

  • Raport dotyczący zużycia usług, dołączany do faktury, musiał zostać przekonwertowany na potrzeby dokumentu w arkuszu Excel
  • Raporty były generowane dla każdego klienta indywidualnie
  • Zlecenie wystawienia FV były uzupełniane w arkuszu Excel z koniecznością przewalutowania.
  • Faktura była zgłaszana do działu księgowego na platformie Microsoft SharePoint® wraz ze wszystkimi załącznikami
  • Na koniec faktura był wprowadzana do portalu SAP przez dział księgowy na podstawie przygotowanej dokumentacji w arkuszu Excel
fakturowanie_fme_1

Co zmieniło FME?

Redukcja czasu do 2 dni roboczych

  • Łączny raport zużycia wgrywany jest do FME Server
  • Po opracowaniu raportu otrzymujemy gotowy plik możliwy do załadowania w programie SAP
  • Otrzymujemy indywidualne raporty każdego z klientów oraz wkład do SAP do wystawienia FV zakupu
fakturowanie_fme_2

Dodatkowe korzyści

  • Łatwe w utrzymaniu rozwiązanie stworzone bez tworzenia kodu przez programistów
  • Zaoszczędzony czas może być wykorzystany w celach zwiększenia sprzedaży oraz bieżącej obsługi klientów
  • Minimalizacja ryzyka popełnienia błędów – czynnik ludzki ograniczony o 80%
  • Szybsze wdrożenie nowych sprzedawców, mniejsza liczba procedur do przyswojenia
  • Korzystanie z przygotowanego narzędzia nie wymaga zdolności programistycznych

Chcesz wprowadzić podobne rozwiązanie w swoim przedsiębiorstwie? Napisz do nas – doradzimy Ci, jak wykorzystać FME do optymalizacji procesu fakturowania, zautomatyzować pracę i zaoszczędzić czas Twoich pracowników.