Twoja firma się rozwija? To świetnie! Rosnące grono klientów to ogromna satysfakcja i dowód wysokiej jakości Twoich usług i produktów. Oznacza to jednak więcej comiesięcznej, rutynowej pracy związanej z dokumentacją, oraz rosnącą liczbę pracowników zaangażowanych w cały cykl obsługi klienta. Dotyczy to między innymi działu sprzedaży i księgowości – rozliczanie faktur dla odbiorców usług to temat, który co miesiąc spędza sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy. Jak uprościć i skrócić ten proces?
Nasz zespół doświadczonych analityków stworzył nowe rozwiązanie, oparte na platformie integracji danych – FME. To narzędzie, które pozwala na swobodne łączenie i przetwarzanie danych z wielu źródeł. Jak jego wykorzystanie w procesie fakturowania wygląda w praktyce?
Aby sprawdzić możliwości FME w automatyzacji powtarzalnych zadań i przygotowania danych, wybraliśmy jeden z naszych zespołów w Globemie. Obsługuje on aktualnie ponad 120 klientów, a co miesiąc przybywa średnio 5-7 nowych. Większość rozlicza się w trybie miesięcznym oraz otrzymuje raporty dotyczące zużycia usług. Każda z faktur może zawierać różne opłaty administracyjne i warunki płatności. Część przetwarzana jest w naszych oddziałach w Czechach i Rumunii.
Co miesiąc nasz dostawca przesyła zbiorczy raport zużycia usług. Na podstawie tego dokumentu, generujemy faktury i raporty dla pojedynczych klientów.
Wykorzystując moc obliczeniową FME Server, zmieniliśmy podejście do wystawiania faktur naszym klientom. Od tego momentu proces, który wymagał zaangażowania i współdziałania działów sprzedaży oraz działu finansowego, został zautomatyzowany aż w 80%.
Jak wcześniej wyglądało fakturowanie w naszym dziale?
Czas trwania: 5-6 dni roboczych
- W oparciu o łączny raport zużycia usług, każdy ze sprzedawców odpowiedzialny za konkretnego klienta, musiał wygenerować jego indywidualne zużycie
- Indywidualny raport wykorzystania usług, był dołączany do zlecenia wystawienia faktury sprzedaży generowanej pojedynczo dla każdego
z klientów - Zlecenia wystawienia faktur były uzupełniane w arkuszu Excel o informację dotyczącą konieczności przewalutowania i zgłaszane do działu księgowości na platformie Microsoft Sharepoint
- Dział księgowości wprowadzał faktury do systemu SAP na podstawie zlecenia wystawienie faktury wraz z załącznikami
Co zmieniło FME?
Redukcja czasu do 2 dni roboczych
- W oparciu o raport łącznego zużycia usług przez wszystkich klientów, FME Server generuje automatycznie następujące pliki:
- Indywidualne zużycie usług poszczególnych klientów
- Zbiorczy plik zawierający zlecenia wystawienia faktur z uwzględnieniem kursów walut dla wszystkich klientów
- Następnie zbiór dokumentów pojedynczego zużycia wspólnie ze zbiorczym zleceniem wystawienia faktur trafia do działu księgowości
- Dział księgowości ładuje zbiorczy plik zleceń faktur do systemu SAP, co powoduje wygenerowanie końcowych faktur sprzedaży dla poszczególnych klientów
Dodatkowe korzyści
- Łatwe w obsłudze i utrzymaniu rozwiązanie, stworzone bez udziału programisty.
- Zaoszczędzony czas może być wykorzystany w celach zwiększenia sprzedaży oraz bieżącej obsługi klientów.
- Minimalizacja ryzyka popełnienia błędów – udział czynnika ludzkiego ograniczony o 80%.
- Szybsze wdrożenie nowych sprzedawców, mniejsza liczba procedur do przyswojenia.
Chcesz wprowadzić podobne rozwiązanie w swoim przedsiębiorstwie? Napisz do nas – doradzimy Ci, jak wykorzystać FME do optymalizacji procesu fakturowania, oraz jak zautomatyzować pracę i zaoszczędzić czas Twoich pracowników.
