Od września 2019 roku J.S. Hamilton Poland – akredytowane laboratorium badawcze – korzysta z GeoTaska, narzędzia klasy Field Service Management. Specjalnością J.S. Hamilton są analizy laboratoryjne żywności, chemii gospodarczej, farmaceutyków, opakowań i artykułów przemysłowych, paliw oraz próbek środowiskowych (wody, ścieków, odpadów, gleb, itp.). Hamilton bada m.in. jakość wody w publicznych basenach.
GeoTask, aplikacja Globemy do zarządzania pracami i zasobami w terenie, wspiera u klienta procesy planowania pobierania próbek oraz ich oznaczania i dostarczania do laboratorium do zbadania.
Wyzwanie – jak sprawnie zaplanować pobór wielu tysięcy próbek?
Pobór próbek składa się z kilku kroków: odebrania zgłoszenia od klienta, umówienia wizyty technika w miejscu pobrania, doboru odpowiedniego personelu oraz sprzętu do wykonania zadania oraz odesłania próbki do laboratorium.
W przypadku firmy J.S. Hamilton w ciągu miesiąca proces ten trzeba przeprowadzić dla średnio kilku tysięcy różnego rodzaju próbek do zbadania i kilkudziesięciu pracowników J.S. Hamilton, obsługujących flotę ponad 60 samochodów. Ponieważ Hamilton prowadzi działalność na terenie całej Polski, zadania są rozproszone geograficznie. Dodatkową trudność stanowi fakt, że zwłaszcza w przypadku próbek środowiskowych, czas od momentu pobrania, w którym próbka daje miarodajne wyniki jest ściśle określony i relatywnie krótki, dlatego materiał musi być dostarczony do laboratorium bez żadnych opóźnień. Biorąc pod uwagę skalę oraz charakter działalności, sprawna organizacja pobierania i dostarczania substancji do przebadania do laboratorium ma kluczowe znaczenie dla działalności firmy Hamilton.
GeoTask dopasowany do potrzeb Klienta
W maju 2019 roku dokładnie przebadaliśmy proces pobierania i dostarczania próbek do laboratorium oraz umawiania wizyt w miejscu pobrania. Rozpoznaliśmy potrzeby Klienta i zaproponowaliśmy rozwiązanie, oparte na systemie GeoTask – narzędziu klasy Field Service Management do zarządzania pracami i zasobami w terenie. Został on dostosowany do specyfiki działań J.S. Hamilton w zakresie obsługi zgłoszeń oraz doboru pojemników i narzędzi niezbędnych do poboru próbek. Dzięki temu:
- System Goetask objął proces zgłaszania przez klientów Hamilton zapotrzebowania na pobranie próbek do analizy. Wszelkie zgłoszenia, które wcześniej spływały do firmy poprzez e-mail oraz telefonicznie, teraz trafiają od razu do systemu Geotask.
- Na podstawie parametrów zgłoszenia – m.in. liczby i rodzaju próbek oraz dostępności pracowników o wymaganych kompetencjach i dysponujących odpowiednim wyposażeniem, system Geotask pokazuje możliwe terminy umówienia wizyty – od razu w momencie zarejestrowania zgłoszenia.
- Biorąc pod uwagę ilość i rodzaj materiału, jaki ma być pobrany do badań system automatycznie określa też ilość i wielkość pojemników potrzebnych do wykonania zadania.
Aplikacja mobilna Geotask daje pracownikom działającym w terenie możliwość aktualizacji na bieżąco wykonanych zadań i wgląd w kolejne zdania do wykonania, bez konieczności kontaktowania się z dyspozytorem.
Panel dysponenta umożliwia z kolei zarządzanie wszystkimi zadaniami oraz monitorowanie ich statusu z poziomu jednego narzędzia.
Po kilku miesiącach pilotażu J.S. Hamilton zaczął w pełni wykorzystywać GeoTask do zarządzania procesem pobierania próbek w zakresie badań żywności i środowiska. System wspiera pracę kilkudziesięciu pracowników terenowych.
Oddajmy głos Klientowi – oto, jak ocenia on GeoTask i współpracę z Globemą:
GeoTask pozwolił na ujęcie w jednym systemie kluczowych procesów związanych z realizacją zleceń od klientów. Doskonale wspiera planowanie oraz bieżący nadzór realizacji poboru próbek. Zapewnia pracownikom w terenie wygodną aplikację na smartfonie, dostarczającą plan zadań i pozwalającą na rejestrację wykonanych prac. (…) Pracownicy Globemy wykazali się wysokimi kompetencjami wdrożeniowymi, dużą wiedzą branżową i umiejętnościami analizy procesów w organizacji.
