Dane są podstawą funkcjonowania każdej firmy. Potrzeba gromadzenia i przetwarzania coraz większej ilości, coraz bardziej szczegółowych i jak najbardziej aktualnych informacji na temat firmowych zasobów, procesów oraz wykonywanych prac powoduje, że w ich gromadzenie w coraz większym stopniu angażowani są pracownicy terenowi.
Obok wykonywania swoich codziennych zadań, muszą więc pamiętać o zebraniu szczegółowych informacji, np. o topologii sieci czy stanie technicznym węzła oraz o właściwym ich zaraportowaniu, co często zajmuje dużo czasu i jest postrzegane jako uciążliwa biurokracja. Czy istnieje sposób na to, żeby zbieranie danych nie tylko przestało być źródłem frustracji dla pracowników, ale było również efektywne i przynosiło realne korzyści firmie?
Dlaczego zbieranie danych w terenie jest tak ważne?
Aktualne dane ułatwiają podejmowanie świadomych i przemyślanych decyzji. Jak wiadomo, dane z czasem starzeją się. Nie wystarczy zatem jednorazowo wprowadzić je do systemu. Muszą być aktualizowane na bieżąco, aby system, który je przetwarza, pozostał wiarygodny.
W przypadku operatorów sieciowych, ze względu na zmiany ciągle zachodzące w sieciach, brak aktualnej informacji o własnych zasobach odbija się bezpośrednio na jakości świadczonych usług. Aby te były zawsze najwyższej jakości, dane muszą być aktualizowane na bieżąco – w momencie wystąpienia lub spostrzeżenia zmiany.
Wiele firm wykonuje aktualizację danych w oparciu o dokumentację powykonawczą. Posiadanie i przestrzeganie procedury aktualizacji danych w oparciu o taką dokumentację pozwala zachować aktualność danych w systemie, jednak często pojawia się opóźnienie pomiędzy momentem, gdy zachodzi zmiana w terenie, a chwilą, w której informacja na ten temat pojawia się w systemie.
Przeważnie wynika ono z czasu potrzebnego na przygotowanie i przekazanie dokumentacji. Ponadto bywa tak, że w przypadku „drobnych” zmian czy przełączeń na sieci dokumentacja powykonawcza nie jest sporządzana i wtedy pojawia się problem.
Jak wygląda w praktyce praca technika w terenie?
Aplikacje wspomagające pracę w terenie są dostępne na rynku od dawna. Pomimo tego w wielu firmach podstawowym narzędziem pracowników terenowych, wykorzystywanym do raportowania informacji, nadal pozostaje kartka papieru i długopis.
Pracownicy nierzadko notują informacje na brudno w terenie, a następnie przepisują je na czysto dopiero po powrocie do biura. Bywa również, że spisują je z pamięci dopiero po powrocie do biura. Dopiero kolejna osoba wprowadza te dane ręcznie do systemu informatycznego firmy.
Specjalnie stworzone narzędzia do raportowania często w ogóle nie są brane pod uwagę i traktowane jak zbędne nowinki techniczne, dostępne tylko dla nielicznych operatorów na rynku.
Nietrudno sobie wyobrazić, że taki sposób pracy jest nieefektywny, proces aktualizacji jest bardzo rozciągnięty w czasie, a do tego nie zapewnia odpowiedniej jakości danych. Tymczasem wykorzystanie dedykowanych narzędzi znacząco usprawnia proces raportowania i przekłada się na realne korzyści w firmie – nawet jeśli wkalkulujemy czas potrzebny na nauczenie się ich obsługi przez pracowników.
Jak brak odpowiednich narzędzi do raportowania wpływa na jakość danych?
Kluczowym aspektem, który trzeba rozważyć wybierając narzędzia do raportowania w terenie, jest jakość danych – to od niej zależy, czy dane będą użyteczne. Dane spisywane na papierze są zwykle niskiej jakości. Co to właściwie oznacza?
- Brak kompletności – dane mogą być niekompletne, tzn. może brakować informacji, które są potrzebne do przetworzenia ich w konkretną wiedzę.
- Brak spójności wewnętrznej – np. stosowanie różnego nazewnictwa przez różne osoby
- Brak dokładności – dane nie opisują rzeczywistości wystarczająco precyzyjnie z punktu widzenia odbiorcy, nie są dostosowane do jego poziomu wiedzy i oczekiwań.
- Brak dostępności – dane nie są dostępne na czas odbiorcom, którzy chcieliby z nich skorzystać, ponieważ potrzeba dodatkowego czasu, żeby dane zostały wprowadzone do systemu.
- Brak wiarygodności – nie ma możliwości zweryfikowania, czy dane są prawdziwe i rzetelne, na przykład przez brak dokumentacji fotograficznej.
Mimo więc, że w teorii dane zostały zebrane, to w praktyce mogą nie mieć dużej wartości, a wręcz mogą wprowadzać w błąd, wypaczać różnego rodzaju analizy oraz negatywnie wpływać na decyzje i wyniki biznesowe. Podejmowanie działań na podstawie nierzetelnych danych nie różni się wiele od podejmowania decyzji bez dostępu do żadnych informacji, a może wręcz być jeszcze bardziej negatywne w skutkach.
Wiele firm stara się rozwiązać ten problem i ułatwiać pracę specjalistom wyposażając ich w smartfony, aby mogli tworzyć dokumentację fotograficzną. To krok w dobrą stronę i zdecydowanie wygodniejsze niż ręczne spisywanie informacji na papierze, ale ten sposób nadal ma wiele wad. Zdjęcia są na pewno bardziej wiarygodne niż informacje spisywane na kartkach w terenie czy te spisane z ludzkiej pamięci już po powrocie do biura, ale jest to zdecydowanie za mało.
Są one co prawda cennym źródłem informacji i dodatkowo potwierdzeniem wiarygodności wykonanej pracy, ale dane, które się na nich znajdują, nie mogą być wykorzystane od razu przez firmowy system czy przetworzone dalej. Trzeba je dopiero pobrać z telefonu (wysłać mailem lub mms-em do firmy, zgrać na komputer po powrocie do biura, itp.), a następnie uporządkować, spisać potrzebne dane i wprowadzić je do firmowej bazy. To zajmuje cenny czas i może być kolejnym źródłem błędów – nie różniących się wiele od tych, które pojawiają się przy spisywaniu informacji z kartek.
Na szczęście istnieją rozwiązania stworzone specjalnie z myślą o zbieraniu dużych ilości danych w terenie i ciągłego ich aktualizowania. Są one wyposażone w narzędzia, które zdecydowanie usprawniają cały proces, a także gwarantują, że zbierane informacje będą rzetelne, wiarygodne i wolne od błędów.
Jakie cechy powinno mieć takie rozwiązanie, aby jak najlepiej spełniało swoją funkcję i pozwalało czerpać jak największe korzyści ze zbieranych danych?
6 kluczowych cech nowoczesnej aplikacji do zbierania danych w terenie
1. Obsługa głosowa
Aplikacją można sterować głosem i swobodnie dyktować w jednej wypowiedzi wiele informacji, które zostaną zapisane w ustrukturyzowany sposób. Przyda się wszędzie tam, gdzie potrzebne są wolne ręce.
Z powodzeniem zastąpi niewygodne pisanie na małej klawiaturze na ekranie telefonu (co jest przydatne zwłaszcza przy mało sprzyjającej aurze).
Oględziny Głosowe – aplikacja służy do raportowania stanu obiektów w terenie. Wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji do rozpoznawania dyktowanych informacji i wprowadzania ich do protokołu oględzin obiektów sieciowych.
2. Rozpoznawanie obrazu
Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji i aparatu wbudowanego w urządzenie mobilne, aplikacja automatycznie rozpoznaje obiekty oraz ich cechy.
Sama pozyskuje wymagane informacje z obrazu i wyświetla podpowiedzi użytkownikowi, którego rola sprowadza się do weryfikacji i akceptacji wyników rozpoznania (co również można zrobić głosowo).
Topologia nN – Wykorzystuje mechanizmy AI/ML do pozyskiwania danych o sieci niskiego napięcia. Odczytuje informacje o obiekcie ze zdjęcia zrobionego przez aplikację i uzupełnia odpowiednimi danymi bazę danych sieci.
3. Wykorzystanie urządzeń i czujników wbudowanych w urządzenie mobilne
Chodzi o urządzenia takie jak np. aparat, odbiornik GPS, kompas czy żyroskop.
Dzięki temu możliwe jest wykonywanie zdjęć i nagrywanie filmów, automatyczne określanie lokalizacji obiektów w terenie, ich orientacji czy np. pomiar odległości.
NIMS Awarie – jedną z funkcjonalności aplikacji są pomiary odległości do wskazanego obiektu z wykorzystaniem aparatu oraz czujników smartfona. Pomiary są automatycznie przekształcane w odpowiednie szkice.
4. Mechanizmy dbające o wysoką jakość danych
Aplikacja powinna posiadać słowniki czy reguły walidacyjne. Dzięki nim mamy gwarancję spójności i kompletności danych.
5. Inteligentne połączenie technik wprowadzania danych
Aplikacja powinna wykorzystywać określone techniki tam, gdzie realnie ułatwiają one pracę, a użytkownik może wybrać, która z nich jest akurat najbardziej przydatna; przykładowo, technik nie jest zmuszony do dyktowania danych, może wybrać wygodniejszą dla siebie metodę i dajmy na to wprowadzić zmiany ręcznie.
6. Łatwość obsługi
Aplikacja powinna być intuicyjna, aby praca z nią była łatwa i przyjemna. Powinna też wykonywać jak najwięcej czynności automatycznie, np. wiązać wykonane zdjęcia z odpowiednimi obiektami bez ingerencji użytkownika.
Dlaczego warto korzystać z nowoczesnych narzędzi do zbierania danych w terenie?
Dostępne na rynku rozwiązania zaprojektowane specjalnie do prac w terenie i dodatkowo uwzględniające specyfikę branży, a nawet konkretnej firmy, potrafią znacznie ułatwić i przyspieszyć pracę, jednocześnie zapewniając wysoką jakość danych. Obydwie te rzeczy przełożą się z kolei na realne korzyści biznesowe:
Dane szybciej trafią do systemów przedsiębiorstwa, a więc będą się tam znajdowały najbardziej aktualne dane, które wspomogą proces trafniejszych, opartych na rzetelnych danych decyzji oraz pomogą usprawnić procesy biznesowe, takie jak usuwanie awarii czy podłączanie nowych klientów do sieci.
Zwiększy się wydajność raportowania w terenie, dzięki czemu pracownicy będą mogli poświęcić więcej czasu na rozwiązywanie problemów, zamiast na formalności, co powinno też wpłynąć na podniesienie satysfakcji pracowników.
Zmniejszy się liczba błędów w danych w związku z tym, że dane wprowadzane będą za pomocą aplikacji do systemu bezpośrednio przez specjalistów w terenie, w dodatku z wykorzystaniem dedykowanych słowników, które eliminują potrzebę wpisywania informacji ręcznie.
Zmniejszy się nakład pracy po stronie pracowników biurowych, związany z przepisywaniem danych do systemu.
Nie będzie konieczne uruchamianie specjalnych projektów, nastawionych wyłącznie na zbieranie danych. Projekty tego typu są praco- i czasochłonne, i często nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, ponieważ przy długotrwałym projekcie zebrane dane szybko mogą stać się nieaktualne. Informacje można pozyskiwać przy okazji wykonywania innych, codziennych zadań.
Zwiększy się możliwość wykorzystania danych w pracach analitycznych, w tym możliwość szerszego stosowania analityki predykcyjnej, dzięki dużo lepszej jakości danych.
Jak podobne rozwiązania mogą sprawdzić się w Twojej firmie?
Zastanawiasz się, czy wykorzystanie nowoczesnych, opartych na algorytmach sztucznej inteligencji rozwiązaniach pomoże usprawnić działanie Twojej firmy?
Porozmawiajmy o korzyściach, jakie może przynieść Twojej firmie wykorzystanie dedykowanych aplikacji do zbierania danych w terenie.
