Czy na co dzień mierzysz się
- Duża liczba dokumentów papierowych: Setki skanów i pism, z których dane musisz ręcznie przenosić do systemów IT?
- Ryzyko kosztownych błędów: Żmudne, ręczne przepisywanie powoduje pomyłki i wymaga ciągłej weryfikacji?
- Marnowanie potencjału zespołu: Wartościowi pracownicy marnują czas na monotonną pracę odtwórczą zamiast na zadania biznesowe?
- Wysokie koszty i rotacja: Monotonia wprowadzania danych generuje rotację kadr, drogie rekrutacje i długi czas wdrażania nowych osób?
Poznaj iDoc Inspector
iDoc Inspector to rozwiązanie wykorzystujące algorytmy AI/ML do:
- automatycznego czytania i kategoryzowania skanów dokumentów
- uzupełniania baz danych systemów firmowych odpowiednimi informacjami.
Dowiedz się więcej o iDoc Inspector:
Jak działa iDoc Inspector?
iDoc Inspector zastępuje ręczne przepisywanie danych z dokumentów do bazy
Algorytm czyta informacje w dokumencie i na tej podstawie rozpoznaje jaki to dokument (kategoryzuje go). Następnie, zbiera dane z dokumentu i zapisuje je we własnej bazie danych. Ta baza danych może być następnie zintegrowana z bazami danych lub systemami firmy.
iDoc Inspector jest dostępny on premise lub w chmurze
Baza danych iDoc Inspector może służyć jako uzupełnienie już istniejącej bazy danych firmy lub działać jako niezależna baza danych.
W ciągu dnia pracy:
*100% dokładność zapewni osoba weryfikująca automatycznie przetworzone dane
Jakie informacje potrafi odczytać iDoc Inspector?
iDoc odczytuje z dokumentów wszystkie typy informacji, które zostały wcześniej zdefiniowane dla określonej kategorii dokumentu. Są to między innymi:
Dane adresowe (adresy pocztowe, numery działek, obrębów)
Daty i okresy obowiązywania
Inne daty wymienione w dokumencie
Szczegóły obiektów wymienionych w dokumencie
(nazwa obiektu, ilość, jego typ, powierzchnie, długości)
Dane o stronach umowy
(nazwy firm, właściciele, pełnomocnicy, notariusz, numery PESEL)
Numery identyfikujące umowy i inne (nr dok. inwestycyjnej, nr repertorium, nr księgi wieczystej, nr zlecenia)
Informacje o przedmiocie zawartej umowy (stan prawny, rodzaj umowy, powiadomienie o wygaśnięciu umowy)
Informacje o płatnościach (brutto, netto, cykliczność)
Zakres odczytywanych informacji można rozszerzać o kolejne kategorie dokumentów i kolejne typy danych – zgodnie z indywidualnymi wymaganiami Twojej branży czy przedsiębiorstwa.
Jak dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych?
Stosujemy rygorystyczne normy ochrony danych ISO 27001 oraz NIST.
Dla kogo przeznaczony jest iDoc Inspector?
iDoc Inspector to rozwiązanie dla organizacji, które chcą wyeliminować ręczne przepisywanie danych i zautomatyzować pracę z dokumentacją.
Kiedy warto wdrożyć iDoc Inspector?
- Duży wolumen dokumentów: W Twojej firmie codziennie powstają setki stron dokumentów operacyjnych, z których dane trzeba ręcznie wprowadzać do systemów IT (ERP, CRM, GIS).
- Obszerne archiwa papierowe: Posiadasz ogromne zasoby dokumentacji papierowej lub skanów, które wymagają digitalizacji i strukturyzacji.
- Wysokie ryzyko błędów: Ręczne przenoszenie danych generuje pomyłki, opóźnia procesy i angażuje cenny czas pracowników.
Sprawdź, jak iDoc wspiera Twoją branżę
Infrastruktura i Media (Utilities & Telco)
- Sektory: Energetyka | Ciepłownictwo | Gazownictwo | Wodno-kanalizacyjny | Telekomunikacja
- Dla jakich działów: Działy techniczne, geodezji, majątku i nieruchomości, eksploatacji.
- Jakie dokumenty przetwarzamy: Dokumentacja projektowa i powykonawcza, mapy, schematy, profile, decyzje administracyjne, wydane warunki, protokoły odbioru, wypisy z rejestrów gruntów.
Budownictwo i Nieruchomości
- Sektory: Budownictwo | Zarządzanie Nieruchomościami | Deweloperzy
- Dla jakich działów: Działy prawne, inwestycyjne, księgowe, zarządcy nieruchomości.
- Jakie dokumenty przetwarzamy: Akty notarialne, umowy najmu, dzierżawy i użyczenia, dokumentacja budowlana, operaty szacunkowe.
Finanse, Ubezpieczenia i Sektor Publiczny
- Sektory: Bankowość | Ubezpieczenia | Urzędy Miast i Gmin
- Dla jakich działów: Działy obsługi klienta, archiwum, działy prawne i operacyjne.
- Jakie dokumenty przetwarzamy: Wnioski i formularze, polisy, dokumentacja szkodowa, dokumenty tożsamości, wnioski urzędowe.
Biznes i Usługi (Rozwiązanie uniwersalne)
- Sektory: Reklama i Komunikacja | Księgowość i BPO | Sektor Usług
- Dla jakich działów: Działy księgowe, zakupy, HR.
- Jakie dokumenty przetwarzamy: Faktury, zamówienia, umowy handlowe, rachunki.
Algorytmy AI, które uczą się Twoich dokumentów
iDoc Inspector wykorzystuje zaawansowane modele uczenia maszynowego (AI/ML).
Dzięki możliwości trenowania algorytmów na indywidualnych wzorach, system bezbłędnie odczytuje dokumenty specyficzne dla Twojej branży, a nawet unikalne formularze stosowane wyłącznie w Twojej firmie.
Przykładowe obszary zastosowania:
Dokumentacja praw do terenu
Automatyczny odczyt danych z dokumentacji formalno-prawnej: aktów notarialnych oraz umów dzierżawy, najmu, udostępnienia czy służebności.
Powykonawcza dokumentacja techniczna
Ekstrakcja danych z dokumentacji inwestycyjnej i automatyczne budowanie cyfrowego modelu obiektów sieciowych wraz z ich parametrami.
Zgody i decyzje administracyjne
Szybka analiza i kategoryzacja pism urzędowych, w tym decyzji o zajęciu pasa drogowego, pozwoleń na budowę czy warunków zabudowy.
Zarządzanie portfelem najmu
Błyskawiczne odczytywanie, indeksowanie i kategoryzacja umów najmu komercyjnego i prywatnego, aneksów oraz protokołów zdawczo-odbiorczych.
Co zyskujesz dzięki iDoc Inspector?
5-10x szybsze wprowadzanie danych
Automatyzacja eliminuje wąskie gardła w procesach. iDoc przetwarza dokumenty 24/7 – również w nocy i w weekendy – bez opóźnień i przerw w pracy.
Bezbłędna jakość i kompletność baz
Eliminacja błędów ludzkich powstających przy ręcznym przepisywaniu. Otrzymujesz czyste, kompletne dane i możliwość błyskawicznego przeszukiwania dokumentów po atrybutach.
Lepsze wykorzystanie potencjału zespołu
Uwalniasz pracowników od rutynowego, żmudnego przepisywania tekstu. Zespół może skupić się na zadaniach o wyższej wartości biznesowej, co redukuje ich frustrację i rotację.
Pełna kontrola nad ryzykiem i terminami
Natychmiastowy wgląd w kluczowe parametry dokumentów ułatwia nadzór nad terminami wygasania umów, decyzjami administracyjnymi oraz zobowiązaniami prawnymi.
Przekonaj się, jak iDoc Inspector ułatwi pracę w Twoim przedsiębiorstwie
Sprawdź, jak dzięki iDocowi zyskasz wygodny i szybki dostęp do pełnej i aktualnej informacji z dokumentacji papierowej. Wykorzystaj w pełni jej potencjał do sprawniejszego zarządzania przedsiębiorstwem i podejmowania lepszych decyzji operacyjnych i strategicznych.
Umów się na pokaz iDoc
Najczęściej zadawane pytania:
Jaka jest skuteczność odczytania informacji z dokumentów?
Dla kategoryzacji dokumentów oczekiwana skuteczność wynosi 80+%. W praktyce obserwujemy skuteczność powyżej 95% dla danej kategorii.
Dla odczytania wszystkich atrybutów z dokumentów dla danej kategorii oczekiwana skuteczność wynosi 80+%. W praktyce obserwujemy skuteczność powyżej 85%
Czy iDoc Inspector odczytuje pismo odręczne?
Rozpoczęliśmy prace nad odczytywaniem pisma odręcznego przez iDoka. Na dziś dzień system potrafi odczytać pismo ręczne pisane w postaci drukowanej i osiąga najwyższą skuteczność w przypadku cyfr. Pracujemy nad zastosowaniem kolejnych algorytmów, które pozwolą iDokowi odczytywać także bardziej naturalne pismo ręczne.
Czy system poradzi sobie z odczytaniem każdego typu dokumentu?
Modele można wyuczyć do rozpoznawania prawie każdego typu dokumentu. Natomiast każdy nowy typ dokumentu, o nowej strukturze informacyjnej wymaga analizy i nauczenia nowego modelu AI do rozpoznawania zdefiniowanych/oczekiwanych informacji. Poziom trudności w rozpoznaniu różnych dokumentów i informacji jest różny. Jedne są bardzo proste do interpretacji a inne bardzo trudne, dlatego też zasadą jest, że im więcej danych dostępnych do nauki, tym bardziej prawdopodobne, że iDok będzie rozpoznawał atrybuty dokumentów z najwyższą skutecznością.
Może się też zdarzyć, że dwa typy dokumentów będą na tyle do siebie podobne, że ich rozróżnienie przez automat będzie mniej skuteczne niż byśmy tego oczekiwali.
Ile trwa nauczenie odczytywania danych z nowego rodzaju dokumentu?
Przygotowanie jednego modelu zajmuje minimum tydzień trwa –jeśli mamy dostępne odpowiednie dane. Jeśli przykładowo z jednego dokumentu są do odczytania 3 atrybuty. To potrzebujemy 4 modeli: jeden do rozpoznania kategorii tego dokumentu i 3 do rozpoznania każdego z atrybutów. Czas przygotowania to więc w tym przypadku ok. 1 miesiąca.
Czy przechowujecie dane? Jeśli tak, to jakie i w jakim celu?
Aby móc monitorować błędy popełniane przez model oraz aby móc dany model w przyszłości douczyć, zbieramy potrzebne do tego dane.
Dane przeznaczone do uczenia są zapisane w pliku i przechowane w bezpiecznej lokalizacji (usłudze Google Cloud Storage). Dane te zawierają m.in.:
- pełen tekst dokumentu,
- zatwierdzoną kategorię dokumentu,
- znalezionych kandydatów dla atrybutów,
- wyłonionych kandydatów,
- zatwierdzone wartości atrybutów wraz z ich powiązaniem do miejsc (położenie na stronie) w dokumencie.
Jak zapewniacie bezpieczeństwo odczytanych danych?
Dane uczące są przechowywane w odrębnym wolumenie („bucket”) w usłudze przeznaczonej do przechowywania plików, Google Cloud Storage. Wolumen ten jest szyfrowany z użyciem kluczy, udostępnionych przez dostawcę usług chmurowych. Aplikacja ma dostęp do tego wolumenu poprzez autoryzowane konto systemowe. Dostęp do tego wolumenu mają również pracownicy Globemy oraz użytkownicy po stronie klienta, ale tylko z użyciem imiennych kont. Operacje dokonywane na tym wolumenie są rejestrowane (tzw. audit logs) z użyciem standardowych mechanizmów Google Cloud.
Ponadto skopiowane dane są trzymane na naszym wewnętrznym szyfrowanym serwerze, który przeszedł audyt bezpieczeństwa przeprowadzony przez zewnętrzną firmę. Po douczeniu modelu dane są usuwane.
Ponadto dane są zabezpieczane w następujący sposób:
Zabezpieczanie transmisji
Eliminujemy możliwość niepowołanego dostępu do usług poprzez filtrowanie adresów IP żądań przychodzących do serwera (firewall). Dostęp można uzyskać tylko z określonej puli adresów, która jest edytowana przez admina.
Transmisja pomiędzy poszczególnymi maszynami (komputerami, serwerami) jest zabezpieczona z użyciem protokołu TLS w wersji 1.3.
Uwierzytelnienie i autoryzacja
System iDoc wykorzystuje mechanizm KeyCloak i umożliwia uwierzytelnianie i autoryzację użytkowników poprzez:
- użycie OpenID Connect (OAuth2) lub SAML 2.0
- integrację z LDAP lub Active Directory
- konta lokalne
KeyCloak jest zainstalowany wraz z innymi komponentami na wydzielonej infrastrukturze i obsługuje tylko system iDoc.
Uwierzytelnienie wywołań integracyjnych systemu zewnętrznego w usłudze odbywa się z użyciem identyfikatora klienta i klucza prywatnego.
Jak długo trwa wdrożenie systemu, który będzie gotowy do wykorzystania?
Produkt z półki można wdrożyć po zbudowaniu architektury, co może zająć około miesiąc, jednak, aby rozwiązanie mogło odczytywać dane, których oczekuje klient, musimy nauczyć i odpowiednio dostosować modele. Długość tego procesu jest uzależniona od ilości danych, jaka jest do odczytania. Przewidujemy około tygodnia na nauczenie jednego modelu. Jeden model pozwala aplikacji odczytać jeden atrybut lub jedną kategorię dokumentu. Jeśli więc mamy do odczytania przykładowo jeden rodzaj ( kategorię) dokumentu, zawierającą trzy atrybuty (trzy pozycje w dokumencie), będziemy potrzebowali dostosować 4 modele.
Jaka jest cena rozwiązania i co się w niej zawiera?
Cena zależy od przyjętego modelu sprzedażowego oraz miejsca utrzymywania architektury:
- On-Premises czy
- SaaS
W rozwiązaniu SaaS
Składniki ceny (na miesiąc):
Utrzymanie infrastruktury, administrowanie oraz wsparcie techniczne:
Zależne od:
- liczby licencji,
- poziomu SLA,
- infrastruktury
Opłata zmienna za przetwarzanie dokumentów (OCR, kategoryzacja, odczyt atrybutów):
Zależna od:
- liczby stron,
- ilości informacji
Pakiet liczby stron do wykorzystania.
- Określona liczba str. / rok
- Rabat % za wykupienie pakietu na 1 lub 2 lata
Składowe ceny usługi – wykonania projektu
Analiza danych i zaprojektowanie modeli
Cena zależne od:
- Liczby typów dokumentów
- Ilości szukanych informacji
- Trudności wyszukania inf.
Dostosowanie iDoka, przygotowanie danych do uczenia, przygotowanie modeli, dokumentacja projektowa i użytkowa, testy, wdrożenie, szkolenie, konsultacje.
Cena zależne od:
- liczby stron,
- ilości informacji
Przetworzenie archiwalnych dokumentów
Cena zależne od:
- liczby stron,
- ilości informacji
Integracje z systemami firmy
Cena zależna od wyniku analizy technicznej
Dodatkowe funkcje – Customizacja
Cena zależne od wymagań i analizy funkcjonalnej
Czy wykorzystujecie OCR i jaki?
Tak wykorzystujemy dwa różne rozwiązania OCR Google. Pracujemy także nad przystosowaniem aplikacji do współpracy z OCR AWS.
Każdy z nich jest przeznaczony do opracowywania różnych rodzajów tekstu.
Czy system można wdrożyć wewnątrz organizacji bez dostępu do Internetu?
System może pracować w trybie on-premise. Ze względu na wykorzystywany OCR niezbędne jest zapewnienie dostępu do Internetu. Możliwe jest także zbudowanie rozwiązania w oparciu o inny OCR, który może być ulokowany w infrastrukturze klienta.
Z jakimi bazami danych aplikacja współpracuje?
Obecnie współpracujemy z bazą PostGreSQL.
Czy iDoc Inspector posiada interfejs użytkownika do uczenia modeli?
iDoc nie ma interfejsu, w którym użytkownik mógłby sam konfigurować modele. To skomplikowana czynność i aby zachować minimalny, gwarantowany (najwyższy z możliwych) poziom efektywności, modele są tworzone i szkolone przez specjalistów Data Science z firmy Globema.
Czy korzystacie tylko z waszych modeli czy wykorzystujecie jakieś zewnętrzne biblioteki, komponenty?
Sami tworzymy modele do odczytywania poszczególnych dokumentów, ale są one też obudowane różnymi komponentami wspomagającymi jak np. biblioteka Morfeusz do poprawiania odmiany nazwisk itp.
Chcesz powiązać dokumentację z lokalizacją na mapie?
Jeśli zarządzasz infrastrukturą w terenie, nieruchomościami lub działkami, połącz siły iDoc Inspector z rozwiązaniem LocDoc.
LocDoc wykorzystuje AI/ML do odczytywania danych przestrzennych (adresów, numerów działek, współrzędnych) z pism i umów. System automatycznie nanosi pliki na mapę, tworząc interaktywną, przestrzenną bazę danych.
Chcę poznać możliwości LocDoc
️Dlaczego warto
z nami współpracować?
- Mamy 10+ lat doświadczenia w AI/ML
- Posiadamy status Centrum Badawczo-Rozwojowego – odnawiany rokrocznie od 2012 roku
- Jesteśmy ekspertami w integracji z systemami GIS, ERP, CRM
Poznaj historie klientów Globemy
Zbuduj przewagę konkurencyjną
dzięki aktywnemu wykorzystaniu danych z dokumentów
Jeśli na co dzień mierzysz się z podobnymi wyzwaniami:
„Chcę wyeliminować ręczne przepisywanie danych ze skanów i pism wprost do naszych systemów ERP, CRM czy GIS”
„Potrzebuję w parę sekund wyciągnąć kluczowe informacje (numery działek, daty, kwoty) z aktów notarialnych i umów bez czytania dziesiątek stron”
„Chcę 10-krotnie przyspieszyć przetwarzanie masowej dokumentacji technicznej, projektowej czy decyzji administracyjnych”
„Muszę odciążyć pracowników od żmudnej pracy odtwórczej, aby wyeliminować błędy ludzkie i obniżyć koszty operacyjne
iDoc Inspector może być idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy. Umów się na prezentację i zobacz, jak iDoc Inspector zautomatyzuje obieg informacji w Twojej organizacji.
