Skip to main content

Jak szybko uzyskać korzyści z wdrożenia systemu Field Service Management?

Systemy klasy Field Service Management (FSM, czasami określane także terminem Mobile Workforce Management – MWFM) znajdują zastosowanie w firmach, w których znaczna liczba zadań operacyjnych to zadania wykonywane przez pracowników w terenie (tzw. pracowników mobilnych). Jakie korzyści przynoszą takie systemy i w jaki sposób powinno przebiegać wdrożenie rozwiązań FSM?

[Aktualizacja: 09.2021]

W przedsiębiorstwach, w których majątek lub klienci są rozproszeni na dużych obszarach oraz firmach specjalizujących się w obsłudze i świadczeniu usług na rozproszonych zasobach (np. serwis bankomatów, „pożyczki w domu”, ubezpieczenia itd.) rozwiązania klasy FSM są niemal koniecznością.

Najczęściej w takich firmach istnieją wydzielone komórki, zajmujące się obsługą zadań terenowych, w skład których wchodzą dysponenci odpowiedzialni za przydział zadań oraz podlegający im pracownicy mobilni. Systemy FSM zwiększają efektywność i wspierają pracę w obu tych obszarach poprzez optymalizację przydziału zadań, monitorowanie ich realizacji oraz normalizację czasu trwania poszczególnych typów zadań w terenie.

FSM_jak_wdrożyć_procesy_biznesowe_Globema

Doświadczenia z wdrożeń systemów FSM

Opierając się na naszych doświadczeniach projektowych możemy stwierdzić, że warto rozważyć wdrożenie systemu FSM w dwóch wariantach, czy też w dwóch strategicznych krokach:

1. wdrożenia standardowych funkcji zapewniających optymalizację i monitorowanie zadań, a także podstawowych funkcji raportowania (bez analizowania i uwzględniania nietypowej, wewnętrznej specyfiki realizacji poszczególnych typów zadań);
2. rozszerzenia systemu o automatyzację procesów biznesowych, polegającego między innymi na:

  • uwzględnieniu specyficznych cech poszczególnych typów zadań i procesów,
  • integracji z systemami dziedzinowymi (np. ERP, CRM),
  • zapewnieniu służbom działającym w terenie dostępu do pełnej informacji (w szczególności dziedzinowej) dotyczącej zleconych zadań,
  • możliwości zbierania w terenie danych potrzebnych w danym procesie oraz w celach raportowych.
FSM_jak_wdrożyć_wsparcie_procesów_Globema
Szersza automatyzacja procesów biznesowych wykracza poza ramy standardowej funkcjonalności systemu FSM. Jest ona bowiem specyficzna dla przedsiębiorstwa, bardzo silnie zależna od typów zadań oraz systemów dziedzinowych wspierających dane procesy biznesowe i zwykle wymaga rozbudowanej implementacji rozszerzeń funkcjonalnych, a także wykonania jednej lub kilku integracji.

Jak wskazują doświadczenia klientów oraz analizy powdrożeniowe, główne korzyści z implementacji systemu FSM odnoszą się jednak do jego bazowej funkcjonalności i przekładają się na:

  • wzrost efektywności realizacji zadań na poziomie 20-50% dzięki optymalizacji doboru pracowników lub brygad oraz wykorzystaniu aplikacji mobilnej do komunikacji z dysponentem,
  • obniżenie o około 15-25% kosztów dojazdów dzięki geograficznej optymalizacji przydziału zadań oraz optymalizacji tras przejazdów,
  • zwiększenie o 40-60% produktywności dysponentów dzięki automatyzacji przydziału zadań,
  • redukcję nadgodzin na poziomie 40-60%,
  • podniesienie jakości świadczonych usług, dzięki precyzyjnemu umawianiu wizyt u klientów i sprawnej obsłudze zdarzeń.

Jak widać, warto rozpocząć wdrożenie od standardowego systemu FSM. Pozwala to w krótkim czasie osiągnąć znaczące korzyści z optymalizacji prac w terenie przy minimalizacji kosztów zarówno implementacji, jak i eksploatacji produkcyjnej systemu.

Szacujemy, że wersja standardowa (unifikująca raportowanie statusów zadań dla różnych typów zleceń wykonywanych przez pracowników terenowych) zapewnia już około 70-80% korzyści w stosunku do tych, które można by osiągnąć w wersji w pełni zintegrowanej z innymi systemami i ściśle dostosowanej do specyfiki realizowanych zadań – przy znacznie niższych kosztach i krótszym czasie implementacji. W wersji standardowej rezygnujemy z kosztownych integracji i dostosowań na rzecz 2 lub nawet 3-krotnego skrócenia czasu wdrożenia.

Kwestia dalszej adaptacji systemu FSM do indywidualnych potrzeb pozostaje oczywiście otwarta, a decyzje o rozbudowie, kolejnych dostosowaniach lub integracjach systemu mogą być podejmowane już z wykorzystaniem własnych doświadczeń z wdrożenia standardowego i gdy system zaczyna przynosić wymierne korzyści.

W zakresie wdrożenia standardowego FSM warto jednak przewidzieć wykonanie analiz dostosowań i integracji systemu (bazujących na doświadczeniach z produkcyjnej pracy wersji standardowej). Dzięki temu możliwe będzie wariantowe oszacowanie zwrotu z inwestycji (ROI) w powiązaniu z kluczowymi kierunkami rozwoju. Zamawiający będzie mógł podejmować bardziej efektywne decyzje o kierunkach inwestowania na kolejnych etapach rozwoju systemu FSM.

Jakie są główne zalety proponowanego podejścia do wdrożenia standardowego systemu FSM?

skrócenie czasu wdrożenia do 4-6 miesięcy

uniknięcie kosztów wykonania rozszerzeń i integracji

łatwiejszy start produkcyjny systemu

szybszy zwrot z inwestycji

niższe koszty utrzymania systemu

Szybkie wdrożenie systemu GeoTask

Liderem wśród systemów FSM jest GeoTask, autorskie rozwiązanie stworzone przez Globemę, wspierające zarządzanie dużym wolumenem zadań wykonywanych przez pracowników w terenie.

Aplikacja umożliwia łatwą i szybką optymalizację przydziału prac oraz wyznaczanie tras (dzięki integracji z mapami Google), a także monitorowanie statusu wykonywanych zadań w czasie rzeczywistym. GeoTask jest dostępny jako aplikacja w chmurze lub on-premise, a przez pracowników terenowych obsługiwana jest z poziomu urządzenia mobilnego. GeoTask umożliwia pracę zarówno w trybie online, jak i offline.

GeoTask - główne okno
Jak wspomnieliśmy, już wdrożenie standardowej wersji GeoTask przynosi korzyści na poziomie 70-80% korzyści systemu dostosowanego do specyfiki działalności i zintegrowanego z systemami wykorzystywanymi przez konkretnego klienta.

Możliwość przeprowadzenia szybkiego wdrożenie standardowych funkcji GeoTask („szybkie wdrożenie”) opiera się na szeregu założeń:

  • Dostosowanie systemu do potrzeb klienta jest prowadzone tylko na poziomie konfiguracji ( ustalane są m.in. typy zadań, umiejętności pracowników istotne przy rozdzielaniu zadań, struktura organizacyjna, kryteria optymalizacji i dodatkowe pola/atrybuty).
  • Szybkie wdrożenie nie uwzględnia dodatkowych prac programistycznych i specyficznego dostosowywania do wymagań klienta.
  • Statusy zadań i raporty są ustandaryzowane.

Szybkie wdrożenie pozwala zminimalizować koszty implementacji po stronie zamawiającego dzięki:

  • określeniu zakresu konfiguracji systemu przez konsultantów Globemy na podstawie obserwacji pracy dysponentów i pracowników terenowych,
  • udostępnieniu aplikacji już w trakcie trwania wdrożenia,
  • szkoleniu pracowników w oparciu o standardowe materiały (w tym szkolenia zdalne),
  • opiece na etapie stabilizacji.

Możliwość GeoTask

W wyniku zaimplementowania standardowej wersji rozwiązania GeoTask na szybkiej ścieżce wdrożenia, zamawiający otrzymuje system GeoTask, który zapewnia:

  • możliwość manualnego wprowadzania zadań przez dysponentów,
  • gotowe API do zasilania systemu zadaniami,
  • optymalizację przydziału zadań do pracowników w oparciu o typy zadań, umiejętności i dostępność pracowników oraz SLA i lokalizację zadań (system jest zintegrowany z Mapami Google),
  • kontrolę przebiegu realizacji zadań w oparciu o statusy synchronizowane w czasie rzeczywistym pomiędzy urządzeniem mobilnym a aplikacją dysponenta,
  • aplikację mobilną dla pracowników terenowych umożliwiającą: zmianę statusów zadań, wprowadzanie informacji o wykonaniu zadania i dodawanie zdjęć,
  • synchronizację online aplikacji mobilnej z serwerem przy dostępności połączenia, a w przypadku jego braku możliwość pracy w trybie offline,
  • integrację z nawigacją Google w trybie online,
  • gotowe raporty standardowe – plan vs. wykonanie per zlecenie i brygada, podsumowanie pracy per zlecenie (czas jazdy i czas pracy), przekroczenie SLA.

Dodatkowo możliwe jest skorzystanie z analizy opłacalności i korzyści z przyszłej rozbudowy systemu standardowego, wsparcia technicznego oraz opcji administracji systemem GeoTask przez Globemę – dla klientów, którzy nie mają odpowiednich zasobów w obszarze IT w swojej firmie.

Poznaj GeoTaska

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat korzyści, jakie może przynieść wdrożenie automatyzacji planowania zadań wykonywanych w terenie w Twojej firmie? Chcesz poznać funkcje, którymi dysponuje stworzone przez Globemę rozwiązanie klasy FSM?